🔎2.2กระบวนการหรือวงจรชีวิตของข้อมูล

         

               ขอบคุณภาพจาก ontrack.com

กระบวนการหรือวงจรชีวิตของข้อมูล (data life cycle) คือ ขั้นตอนต่างๆ ที่เกิดขึ้นกับข้อมูลเป็นลำดับ ตั้งแต่ขั้นตอนแรกที่ได้มาซึ่งข้อมูล การบริหารจัดการ การใช้ประโยชน์จากขั้นตอน ไปจนถึงการเก็บข้อมูลถาวรหรือทำลายข้อมูล 

กระบวนการทั้งหมดเหล่านี้ จะช่วยให้คุณเข้าใจการทำงานของข้อมูลยิ่งขึ้น โดยวงจรชีวิตของข้อมูลจะประกอบไปด้วย 6 ขั้นตอนสำคัญด้วยกัน ได้แก่

1. การสร้างข้อมูล (data creation) – ข้อมูลจะเกิดจากกิจกรรมต่างๆ ทั้งจากลูกค้า พาร์ทเนอร์ หรือจากภาคส่วนต่างๆ ขององค์กร ไม่ว่าจะเป็นฝ่ายการตลาด ฝ่ายการเงิน ฝ่ายผลิตภัณฑ์ หรือหน่วยอื่นๆ ขององค์กร รวมไปถึงจากเครื่องมือต่างๆ เช่น เครื่องจักรผลิตในโรงงาน ระบบปฏิบัติการต่างๆ เป็นต้น

2. การจัดเก็บข้อมูล (data storing) – เมื่อเกิดข้อมูลขึ้น ข้อมูลจะถูกส่งออกไปยังอุปกรณ์เก็บข้อมูล ไม่ว่าจะเป็นคอมพิวเตอร์ ฮาร์ดไดรฟ์ คลาวด์ โปรแกรมหรือระบบปฏิบัติการ โดยระหว่างจัดเก็บข้อมูลอาจมีการประมวลผล (data processing) เพื่อคัดเลือกข้อมูล (data cleansing) จัดกลุ่มหรือแบ่งประเภทของข้อมูล (data categorization) 

ยกตัวอย่างเช่น ข้อมูลจากสายพานการผลิตแบ่งข้อมูลไปจัดเก็บไว้ยังระบบต่างๆ ได้แก่ ระบบคลังสินค้า ระบบสินค้าคงคลัง ERP เป็นต้น 

3. การใช้และวิเคราะห์ข้อมูล (data usage and data analysis) – ขั้นตอนการวิเคราะห์หรือตีความข้อมูลเพื่อนำมาสรุปเป็นความรู้ (knowledge) หรือข้อมูลเชิงลึก (insight) 

เช่น ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับประสิทธิภาพการทำงานของโรงงาน/องค์กร (performance) ข้อมูลเชิงลึกทางการตลาด ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับลูกค้า (customer insight) เป็นต้น 

ซึ่งอาจนำเสนอออกมาเป็นสถิติ รายงาน หรือการแสดงข้อมูลเป็นรูปภาพ (data visualization) ที่ง่ายต่อการสื่อสารและง่ายต่อการนำไปใช้ประโยชน์

4. การเผยแพร่ข้อมูล (data sharing or publication) – กระบวนการต่อจากการนำข้อมูลมาใช้ คือ การแบ่งปันความรู้และข้อมูลเชิงลึกให้กับบุคคลหรือหน่วยงานอื่นๆ ที่ต้องการข้อมูลเพื่อนำไปใช้ 

เช่น ฝ่ายการตลาดต้องการข้อมูลเชิงลึกของลูกค้า ฝ่ายคลังสินค้าต้องการข้อมูลจากระบบโรงงาน ผู้บริหารต้องการข้อมูลจากฝ่ายบัญชี เป็นต้น 

5. การจัดการข้อมูลแบบถาวร (data archiving) – หลังจากที่ข้อมูลถูกเก็บ ประมวลผล วิเคราะห์/ใช้ประโยชน์ และเผยแพร่แล้ว จะเป็นขั้นตอนของการจัดเก็บข้อมูลแบบถาวรสำหรับข้อมูลที่มีความสำคัญหรืออาจต้องรื้อใช้ในอนาคต 

6. การทำลายข้อมูล (data destruction) – เมื่อข้อมูลถูกใช้งานครบทุกกระบวนการแล้ว และไม่มีเหตุให้ต้องนำกลับมาใช้งานอีกหรือเป็นข้อมูลอ่อนไหวที่ต้องกำจัดเมื่อใช้งานเสร็จ จะเป็นขั้นตอนของการทำลายข้อมูลอย่างถาวร ไม่สามารถกู้กลับมาใช้ได้อีก ซึ่งก่อนที่จะถึงขั้นตอนนี้ องค์กรจะต้องมีกระบวนการในการตกลงว่าข้อมูลใดจะต้องถูกทำลายและเกณฑ์ในการทำลายข้อมูล