🔎2.3การจัดการข้อมูลในองค์

 เพื่อที่จะใช้ข้อมูลให้เกิดประโยชน์สูงสุด องค์กรจะต้องมีการจัดการข้อมูลอย่างเป็นระบบและครอบคลุมองค์ประกอบต่างๆ 

โดยความหมายของ “การจัดการข้อมูล” หรือ “Data Management” คือ การควบคุมข้อมูล การควบคุมการเข้าถึงข้อมูล การเก็บรักษา ไปจนถึงการทำลายข้อมูลตามวงจรชีวิตของข้อมูล

การมีระบบจัดการข้อมูลที่มีประสิทธิภาพจะช่วยให้ลดปัญหาเกี่ยวกับการใช้ข้อมูลได้ เช่น ข้อมูลรั่วไหล ไม่มีข้อมูลการเงินอ้างอิง ไม่รู้ศักยภาพที่แท้จริงของสายผลิต ไม่สามารถหาต้นต่อของค่าใช้จ่ายที่สามารถควบคุมได้ ฯลฯ นอกจากนี้ การจัดการข้อมูลอย่างเป็นระบบจะช่วยให้องค์กรมีข้อมูลไว้ใช้ประโยชน์ได้อีกมากมาย 

ต่อไปนี้ คือ องค์ประกอบสำคัญที่องค์กรควรมีในการจัดการข้อมูลอย่างเป็นระบบ

1. ใช้ซอฟต์แวร์หรือจ้างบริษัทดูแลระบบจัดการข้อมูล

ข้อมูลที่องค์กรจะนำมาใช้มีมากมาย โดยองค์กรหรือบริษัทแต่ละแห่ง ต้องการข้อมูลจากหน่วยงานต่างๆ เพื่อทำความเข้าใจสถานการณ์และวางแผน ทำให้มีข้อมูลปริมาณมหาศาลที่ต้องวิเคราะห์​ จึงจำเป็นที่จะต้องมีระบบจัดการข้อมูล ไม่ว่าจะเป็นซอฟต์แวร์หรือการใช้บริการบริษัทจัดการข้อมูล 

สำหรับซอฟต์แวร์จัดการข้อมูลนั้น ก็มีหลากหลายประเภทตามวัตถุประสงค์ของการใช้ประโยชน์ ยกตัวอย่างเช่น 

CRM (Customer Relation Management) เป็นระบบที่ดูแลและจัดการข้อมูลของลูกค้า

EHR (Electronic Health Records) หรือระบบระเบียนสุขภาพอิเล็กทรอนิกส์หรือบันทึกข้อมูลสุขภาพของผู้ป่วยที่ใช้ในโรงพยาบาล

Inventory Management หรือระบบจัดการสินค้าคงคลัง 

WMS (Warehouse Management System) หรือระบบจัดการคลังสินค้า

โดยระบบเหล่านี้ นอกจากจะช่วยจัดการข้อมูลอย่างเป็นระบบ มีการประมวลผลและวิเคราะห์ออกมาเป็นรายงาน (report) สรุปความรู้และข้อมูลเชิงลึกได้ทันทีแล้ว ยังสามารถใช้จัดการกิจกรรมต่างๆ ต่อได้ 

เช่น ระบบ CRM สามารถใช้ส่งอีเมลหาลูกค้าได้ ระบบ EHR ใช้สั่งใบสั่งยาได้ หรือระบบ WMS สามารถทำบัญชีได้ด้วย 

2. วางแผนระบบจัดการข้อมูลในองค์กร

เมื่อได้ซอฟต์แวร์หรือบริษัทที่รับจ้างวางระบบจัดการข้อมูลแล้ว องค์กรควรจะวางแผนการจัดการข้อมูลอย่างเป็นระบบในการจัดการกับวงจรชีวิตของข้อมูล (data life cycle) ไม่ว่าจะเป็นการสร้าง การจัดเก็บข้อมูล การใช้งานและวิเคราะห์ การเผยแพร่ การเก็บข้อมูลถาวรหรือทำลายข้อมูล 

ยกตัวอย่างเช่น จะเลือกใช้ระบบจัดการข้อมูลใดกับหน่วยงานใด จะจัดเก็บข้อมูลไว้กับระบบแบบใด (on-cloud หรือ on-premise) นิยามผลลัพธ์จากการใช้ข้อมูลเพื่อสรุปว่าต้องการเก็บข้อมูลอะไรบ้าง ไปจนถึงเกณฑ์หรือปัจจัยที่จะเก็บข้อมูลถาวรหรือทำลายข้อมูล ตลอดจนการมอบสิทธิ์และบทบาทในการเข้าถึงและใช้ข้อมูลในองค์กร เป็นต้น

3. ป้องกันและรักษาปลอดภัยของข้อมูล (Security)

ความปลอดภัยของข้อมูลถือเป็นเรื่องสำคัญอันดับหนึ่ง องค์กรต้องรักษาข้อมูลให้ปลอดภัยและป้องกันการรั่วไหลของข้อมูล ทั้งเพื่อรักษาผลประโยชน์ขององค์กร/บริษัทและทั้งเพื่อปกป้องสิทธิ์ในการเข้าถึงของมูลอย่างเช่น การเข้าถึงข้อมูลของลูกค้า เป็นต้น 

โดยในการเลือกใช้ซอฟต์แวร์ระบบจัดการข้อมูล ควรจะพิจารณาระบบรักษาความปลอดภัยของข้อมูลเป็นหนึ่งในปัจจัยสำคัญ เพื่อที่องค์กรจะได้ไม่ต้องกังวลกับการถูกคุกคามความปลอดภัยจากโลกไซเบอร์ (cybersecurity threats) อย่างการขโมยข้อมูลบริษัทหรือการเรียกค่าไถ่ข้อมูล 

นอกจากนี้ ควรตั้งหน่วยงานในองค์กรสำหรับดูแลเรื่องการจัดการและรักษาข้อมูลโดยเฉพาะ เช่น ฝ่าย IT ที่มีความรู้ในการจัดการกับข้อมูลและโลกไซเบอร์ 

4. มอบหมายบทบาทและแยกประเภทข้อมูล

จำกัดสิทธิ์ในการเข้าถึงข้อมูลตามบทบาท และมอบหมายบทบาทในการเข้าถึงและใช้ข้อมูล ให้กับพนักงานหรือคนที่เกี่ยวข้องเพื่อควบคุมการเข้าถึงและรักษาความปลอดภัยข้องข้อมูล 

ข้อมูลประเภทใดที่มีความสุ่มเสี่ยงหรืออ่อนไหวสูง ควรมอบหมายให้กับพนักงานหรือเจ้าหน้าที่ที่ผ่านการอบรมหรือตกลงเงื่อนไขในการใช้ข้อมูลเป็นอย่างดี อะไรเผยแพร่ได้หรือไม่ได้ต้องระบบให้ชัดเจน 

นอกจากนี้ อีกสิ่งที่ต้องทำ คือ การจัดประเภทข้อมูล โดยทั่วไปแล้วในซอฟต์แวร์จัดการข้อมูลจะแบ่งประเภทการเข้าถึงข้อมูลไว้อยู่แล้ว ซึ่งสามารถมอบสิทธิ์เข้าถึง (access permission) ให้ได้ตามบทบาท แต่สำหรับข้อมูลที่องค์กรจัดการเอง ก็ควรแบ่งประเภทข้อมูลเพื่อให้ง่ายต่อการให้สิทธิ์

5. สร้างความเข้าใจกับคนในองค์กร (Educate)

หลังจากวางแผนการจัดการข้อมูล กำหนดบทบาทและสิทธิ์ในการเข้าถึงข้อมูลแล้ว องค์กรจะต้องสร้างความเข้าใจให้กับพนักงาน/เจ้าหน้าที่ว่าจะจัดการกับข้อมูลอย่างไรบ้าง 

ยกตัวอย่างเช่น ข้อมูลบางประเภทไม่จำเป็นต้องเก็บ ข้อมูลบางประเภทสามารถทำลายได้เลย หรือข้อมูลบางประเภทอย่างข้อมูลภาษีต้องเก็บถาวร เป็นต้น 

นอกจากการสร้างความเข้าใจแล้ว องค์กรควรจะมอบหมายหน้าที่ในการจัดการข้อมูลให้กับเจ้าหน้าที่ที่เกี่ยวข้องว่าต้องทำอะไรบ้างกับข้อมูลบ้าง